Publicado 21st Jun 2016 en Project Manager
Cada proyecto se inicia con una declaración del alcance. El alcance es la vista de alto nivel del proyecto que se pueden dividir en los requisitos y los detalles necesarios del producto final para cumplir con la declaración del alcance inicial. A medida que el equipo ejecuta tareas en el proyecto, el alcance y los requisitos deben ser rastreados.
Los pasos entre la identificación de las necesidades y la ejecución de tareas e implementación de la solución son eslabones vitales en el ciclo de vida del proyecto. Estos cuatro pasos son cruciales para asegurar que el alcance original se cumpla por el equipo del proyecto.
1. La trazabilidad
Los requisitos deben ser rastreados desde la declaración original de la necesidad de la solución final implementada que responde a la necesidad. Hay muchas maneras de crear un documento de trazabilidad, por ejemplo una simple hoja de cálculo es mejor que nada.
El equipo del proyecto debe tener una comprensión de por qué son de una determinada manera el diseño y la implementación de la solución. Con una matriz de trazabilidad de requisitos, se pueden ver todas las decisiones relacionadas de cada requisito.
No hay nada peor que llegar hasta el final de un proyecto y no saber por qué se ejecutaron en primer lugar determinadas tareas. Ser capaz de rastrear los requisitos de principio a fin te asegurarás de que no se olvide nada y que nada extra se añade al proyecto sin una buena razón.
La trazabilidad es establecer una línea imaginaria que relacione hacia atrás los requisitos con objetivos del proyecto, y hacia delante Ejemplo: test cases o releases.
2. Desglosar
Idealmente, los requisitos para el proyecto serán escritos de una manera que es evidente para todos, pero eso no es siempre el caso. A veces está lejos de ser evidente para cualquiera en absoluto.
El director del proyecto puede que tenga que pasar algún tiempo en la profundización de los requisitos y verificar que todo el mundo tiene la misma comprensión de lo que significa cada requisito. Esto es especialmente importante si ha transcurrido cierto tiempo entre la escritura de los requisitos y el comienzo del proyecto.
Los requisitos también deben ser escritos en un nivel específico con el fin de impulsar el diseño de la solución y las tareas que se ejecutan en ese diseño. Una declaración de alto nivel es suficiente desde el principio. Durante el proyecto, sin embargo, no es suficiente. Debe haber más detalles para el equipo para desarrollar y ofrecer el producto al nivel requerido de calidad e integridad.
3. Especificaciones
A medida que se profundiza en las necesidades, para conseguir una mejor comprensión de ellos y cada vez más cerca de las necesidades del cliente, que se reunirán las especificaciones que crean el producto final del proyecto. Estas especificaciones deben ser documentados y trabajado por el equipo del proyecto para alinearse con el plan del proyecto.
A medida que la declaración del alcance crea requisitos, que crean las especificaciones, el gerente de proyecto debe hacer un seguimiento de todos los detalles en algún lugar para que el equipo del proyecto no pierde nada.
Esta documentación detallada puede ser tedioso y parecer demasiado difícil, Sin embargo, nadie se acordará de lo que se dijo en las primeras reuniones, o peor aún, que se acordará de forma incorrecta.
Una vez recopilados los requisitos es necesario documentarlos, categorizarlos y priorizarlos para esto te comentamos cuales podrían ser estas categorías, ya que se suele caer en el error de pensar solamente en los requisitos del producto o funcionales como los únicos o más importantes.
Requisitos del Negocio ¿Cuál es el motivo por el cual se realizó el proyecto?
Requisitos de los interesados ¿Que esperan y desean obtener los interesados en el proyecto?
Requisitos de Soluciones o funcionales ¿Cómo debe funcionar el producto? que hará que el producto sea efectivo?
Requisitos del Proyecto, Requisitos de planificación, seguimiento y control?
Requisitos de Calidad, ¿Que métricas de calidad debo considerar para el producto?
Requisitos técnicos, ¿Cuáles son las especificaciones del producto?
4. Verificación
El último paso es verificar el requisito original contra lo ejecutado por el equipo del proyecto. Esto se puede lograr con pruebas exhaustivas que involucra todas las partes, tanto el equipo del proyecto y el cliente. La prueba y verificación deben ir directamente de vuelta a la exigencia original y la comprensión de lo que el proyecto fue diseñado para lograr.
Reflexión personal desde nuestra experiencia: La verificación es el último paso en el camino para terminar el proyecto. Tiene que haber tiempo suficiente para integrarla en la programación del proyecto para asegurarse de que todo está probado y verificado adecuadamente antes de que el proyecto puede considerarse terminado.