Publicado 7th Apr 2016 en Project Manager
"Hay que recordar que la gestión de proyectos es, ante todo, una filosofía de gestión, no un elaborado conjunto de herramientas y técnicas. Sólo será tan eficaz como las personas que lo utilizan."
A menudo me encuentro con empresas que se cuestionan: "¿Por qué no podemos actuar juntos? ¿Por qué la gestión de proyectos fracasa de manera rutinaria en nuestra empresa?"
No creo que los problemas globales de la empresa en la gestión de proyectos se pueden atribuir a una herramienta o técnica específica (aunque algunos asuntos no ayudan). En lugar de ello, creo que se basa en la importancia de una empresa de gestión de proyectos considera que sea. Si ellos creen que es una parte vital del rendimiento global de la empresa, será más exitosa que una empresa que se considera irrelevante. En otras palabras, considero que la gestión de proyectos como parte integral de la cultura corporativa.
Vamos a considerar los indicadores de cómo una compañía valora la gestión de proyectos:
Falta de conocimiento
Empleados simplemente carecen de los conocimientos básicos de la mecánica de la gestión de proyectos. No me encuentro con demasiadas empresas más con una ausencia total de conocimiento en este sentido. La base conceptual de la gestión del proyecto ha sido de alrededor de un número de años. Hay una multitud de programas de formación en gestión de proyectos, tanto en el colegio y el nivel comercial. También hay varios grupos de discusión en Internet y las asociaciones profesionales que se ocupan de esta materia (por ejemplo, el Instituto de gestión de proyectos de Newtown Square, PA, PMI). Contratar a las personas sin ningún tipo de conocimiento de los conceptos básicos de gestión de proyectos se está convirtiendo en una rareza.
La falta de política de la organización
La compañía no ha adoptado una política formal para la gestión de proyectos. En consecuencia, los enfoques informales e inconsistentes con la gestión del proyecto se utilizan con resultados mixtos. Esta es una situación mucho más común que la búsqueda de una empresa carente de los conocimientos en la gestión de proyectos.
La falta de cumplimiento de las políticas y procedimientos
A pesar de que una política se ha establecido, no se hace cumplir. Como resultado, surgen resultados inconsistentes. Si un enfoque estándar y consistente para la gestión del proyecto que está ideado por una empresa, debe ser controlada de forma rutinaria con el fin de asegurar la exactitud y resultados uniformes. Una cosa es promulgar la legislación, y otra muy distinta hacerlo cumplir.
La gente parece subestimar la magnitud natural de la gestión de proyectos. Por ejemplo, la planificación de proyectos implica la definición de la estructura del proyecto y dependencias, que es un precursor de la estimación, planificación, presentación de informes y de control; La estimación es un requisito previo para la programación; comunicar las estimaciones y los programas del proyecto afecta el tiempo; la asignación de recursos se basa en la disponibilidad de personal cualificado (inventario) y habilidades de los programas del proyecto en curso; etc.
Hay que recordar que la gestión de proyectos es, ante todo, una filosofía de la gestión, no un elaborado conjunto de herramientas y técnicas, ni tampoco es una función administrativa. Más bien, se ocupa de la gestión de los seres humanos hacia la realización de los trabajos (que es una función de "gestión de personas"). Como tal, la gestión de proyectos sólo será tan eficaz como las personas que lo utilizan.
En última instancia, la gestión de proyectos representa la disciplina, la organización y la rendición de cuentas; los cuales son tres áreas que la gente parece tener una aversión natural a estas.
Disciplina
En el mundo occidental, la gente tiende a resistirse a la disciplina, porque algunos creen que inhibe la creatividad y la libertad personal. Como resultado, el trabajo en equipo a menudo se sacrifica a favor de individualismo.
Organización
De conformidad con la disciplina es el problema de la organización. Una vez más, en el mundo occidental, las personas prefieren mantener su propia identidad y organizarse para cumplir con sus necesidades en comparación a las necesidades de la organización. También están aquellos que dicen, "Un escritorio desordenado es el signo de una mente brillante". Por el contrario, yo soy un creyente del régimen del ejército si usted trabaja en algo, lo archiva, o lo tirara a la basura. Esto obliga a la gente a organizarse. Si necesitamos más archivos, vamos a llegar ellos. Un escritorio desordenado es un signo de una persona desorganizada.
Responsabilidad
Esta es un área donde la gente tiende a rebelarse en contra de la mayoría. El enfoque de gestión de proyectos, como se propone en "orgullo" en última instancia representa la visibilidad y la responsabilidad de producir de acuerdo con el plan. Desafortunadamente, algunas personas evitan compromisos y, en cambio, prefieren ocultar su actividad, por lo tanto no pueden ser medidos y evaluados. Esto es típicamente la reacción de las personas que se sienten inseguros. Las personas que tienen confianza en sus habilidades no tienen ningún problema con el tema de la rendición de cuentas.
Management Activo vs Reactivo
El viejo dicho, "Si no toma la decisión, se tomó la decisión por usted," es válido. Esto también resume la diferencia entre un gestor activo y uno reactivo. La verdadera gestión de proyectos requiere un administrador de "activo", no "reactivo". El gestor activo se ocupa de los problemas antes de que sucedan. Planean en el futuro. El gestor reactivo se ocupa de ayer y espera hasta que se producen problemas, a continuación, intenta hacerse cargo de ellos. Hoy en día, más y más organizaciones de IT se encuentran en un modo constante "lucha contra el fuego" de la operación. ¿Por qué? Debido a un estilo de gestión "reactiva". El gerente "reactivo" nunca parece salir adelante, sin embargo, probablemente goza de la mayor visibilidad en la empresa. Dicho sea de paso, tenga cuidado de sus "bomberos", que son probablemente los principales incendiarios.
¿Cuánta gestión de proyectos es necesaria?
Pueden ser adoptadas e implementadas por un solo grupo de personas para un solo proyecto las filosofías de gestión de proyectos? Sí. Un departamento o sector? Ciertamente. Toda la empresa? Seguro. De hecho, como el alcance crece, las comunicaciones mejoran y se aplica de forma más consistente la filosofía.
El ámbito de la gestión de proyectos afecta a muchas personas:
Obviamente, la gestión de proyectos no debe limitarse a un puñado de personas o proyectos. Decenas de proyectos pueden ser activos en un momento dado, que involucra a cientos de trabajadores a través de las fronteras departamentales. Se requiere sincronización del esfuerzo de trabajo para maximizar el efecto y minimizar la confusión.
Gestión de proyectos, por lo tanto, debe ser visto como una filosofía de la empresa en lugar de una técnica utilizada por unos pocos elegidos. Sólo cuando un enfoque estándar y consistente para la gestión de proyectos es adoptado por una compañía se convertirá en una parte integral de la cultura corporativa. En consecuencia, vamos a escuchar menos acerca de por qué falla la gestión de proyectos y más de cómo la compañía está prosperando.